Buchhaltungsbelege automatisch buchen – SumUp, PayPal & Co. direkt in die Buchhaltung
Zahlungseingänge und Ausgangsrechnungen automatisch in LexOffice buchen – ohne manuellen Export, ohne Fehler. So funktioniert das in der Praxis.
Zahlungsbericht erkannt
E-Mail automatisch
Beleg klassifiziert
Auto oder manuell
Freigabe per Klick
Nur bei Bedarf
In LexOffice gebucht
API-Upload
Buchhaltungsbelege automatisch buchen – kein manueller Export mehr
Wer mit Zahlungsdienstleistern wie SumUp arbeitet, kennt das Problem: Am Ende des Monats sitzt jemand und exportiert Auszahlungsberichte, öffnet LexOffice, ordnet alles zu. Das ist Pflichtarbeit ohne Mehrwert.
Ich habe das für einen Kleinbetrieb vollständig automatisiert.
Das Problem vorher
Ein Betrieb mit täglichen Kartenzahlungen über SumUp bekam regelmäßig automatische Auszahlungsberichte per E-Mail. Diese mussten manuell heruntergeladen, geprüft und in die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Dazu kamen manuelle Ausgangsrechnungen aus dem laufenden Betrieb.
Zwei verschiedene Prozesse, beide manuell, beide fehleranfällig.
Der automatisierte Prozessablauf
Stream 1 – Automatische Auszahlungsberichte Eingehende Auszahlungsberichte werden automatisch erkannt und direkt ohne menschliches Zutun in LexOffice gebucht. Kein Klick nötig.
Stream 2 – Manuelle Rechnungen mit Freigabe Ausgangsrechnungen aus dem laufenden Betrieb landen zur Prüfung beim Verantwortlichen per Messenger. Freigabe mit einem Klick – dann automatischer Upload.
Duplikat-Schutz Bereits verarbeitete Belege werden erkannt und übersprungen. Kein Beleg landet doppelt im System.
Das Ergebnis
Die Buchhaltung läuft im Hintergrund. Auszahlungsberichte werden automatisch verarbeitet, manuelle Belege brauchen nur noch eine kurze Freigabe. Der monatliche Aufwand: ein Bruchteil von vorher.
Eingesetzt: n8n, LexOffice API, SumUp, Telegram Bot, IMAP.
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